Quy trình check in khách sạn

Check in là thủ tục thông thường khi khách đến nhận phòng tại khách sạn. Quy trình check in khách sạn phải được tiến hành nhanh chóng và đúng quy định.

Quy trình check in khách sạn
Quy trình check in khách sạn

Check in khách sạn là quy trình không quá phức tạp nhưng cũng vô cùng quan trọng bởi khách hàng có thể đánh giá khách sạn cũng như cách thức, thái độ làm việc của nhân viên thông qua quá trình check in. Quy trình check in khách sạn phải được tiến hành nhanh chóng, chuyên nghiệp để tránh làm mất thời gian đồng thời cũng phải tuân thủ đầy đủ các bước theo quy định của khách sạn để tránh xảy ra sự cố.

Xem thêm: Quy trình check out khách sạn

Quy trình check in khách sạn đối với khách hàng

  • Cung cấp thông tin đã đặt phòng nếu có reservation (đã đặt phòng từ trước). Nếu chưa đặt phòng thì thông báo với nhân viên để được hướng dẫn đặt phòng.
  • Xuất trình CMND/ Hộ chiếu cá nhân cho lễ tân khách sạn.
  • Kí tên vào forrm của khách sạn để xác nhận lưu trú.
  • Nhận chìa khóa và và lên phòng theo hướng dẫn của nhân viên.

Quy trình check in khách sạn đối với nhân viên

Nhân viên lễ tân với quy trình check in khách sạn
Nhân viên lễ tân với quy trình check in khách sạn

1. Chào hỏi khách hàng, tham khảo yêu cầu của khách

2. Xác định loại khách hàng

  • Nếu khách là khách chưa có reservation (khách hàng chưa đặt phòng trước): Giới thiệu các loại phòng còn trống cho khách, nếu khách hàng đồng ý thì làm thủ tục check-in.
  • Nếu là khách đã có reservation (khách đã đặt phòng trước): Yêu cầu xem voucher đặt phòng để biết thông tin của khách/ thông tin người đặt phòng đồng thời kiểm tra trên hệ thống máy tính xem khách có tồn tại không. Nếu có thì nhắc lại ngày nhận phòng, các dịch vụ như ăn uống, spa, thuê xe… và các thông tin liên quan để tránh nhầm lẫn rồi làm thủ tục check in cho khách. Nếu thông tin của khách không tồn tại thì nên mời khách ngồi chờ để kiểm tra lại thông tin xem lỗi do phía khách sạn hay phía khách hàng.
  Quy trình chế biến và bảo quản thực phẩm

3. Yêu cầu khách xuất trình các giấy tờ liên quan đến thủ tục nhận phòng: Hộ chiếu/CMND (bắt buộc) hoặc các giấy tờ tùy thân khác. Khách hàng sẽ nhận lại giấy tờ khi check out và thanh toán tiền phòng.

4. Mời khách hàng chờ đợi dùng trà trong quá trình làm tủ tục

5. Thông báo cho các bộ phận có liên quan chuẩn bị phòng và chào đón khách

6. Nhập thông tin của khách hàng vào hệ thống

7. Xác nhận lại các thông tin với khách hàng: Loại phòng, giá phòng, số phòng, hình thức thanh toán…

8. Thông báo và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn: Ăn uống, xe đưa đón, spa, các chương trình khuyến mãi mà khách sạn đang áp dụng.

9. Đề nghị khách hàng điền thông tin và kí vào phiếu xác nhận.

10. Giao chìa khóa cho khách hàng và thông báo về quy định nếu làm mất chìa khóa phòng.

11. Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và tvà thông báo cho bộ phận hành lý đưa khách lên phòng.

Yêu cầu đối với nhân viên trong quy trình check in khách sạn

Nhân viên luôn phải tạo ấn tượng tốt với khách hàng
Nhân viên luôn phải tạo ấn tượng tốt với khách hàng

Đối với ngành khách sạn chất lượng dịch vụ luôn được ưu tiên hàng đầu, bởi vậy nhân viên luôn được đào tạo và huấn luyện tác phong và thái độ làm việc vô cùng chuyên nghiệp, có khả năng xử lý nhanh chóng các sự cố ngoài ý muốn xảy ra và đáp ứng yêu cầu của khách hàng, làm khách hàng hài lòng ở mức tối đa. Thái độ cũng như cách làm việc của một nhân viên có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của cả khách sạn. Trong quá trình check in cho khách hàng nhân viên cần phải:

  • Luôn luôn giữ thái độ lịch sự, tươi cười và mến khách.
  • Nhiệt tình tư vấn, giải đáp nếu khách có thắc mắc.
  • Tuyệt đối không có thái độ coi thường, phớt lờ đối với bất kì khách hàng nào.
  • Có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, xử lý nhanh nhạy nếu có tình huống bất ngờ phát sinh.
  • Tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác.