Top 8 phần mềm quản lý khách sạn thông dụng


Phần mềm quản lý khách sạn giúp ích rất nhiều trong việc mang tới những điều kiện cơ bản để quản lý và điều hành hệ thống hoạt động của khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn giúp cho chủ khách sạn có thể nắm rõ tình trạng thực tại của khách sạn để có thể quản lý và điều hành các hoạt động khách sạn diễn ra một cách trơn tru và ổn định nhất.

Các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng
Các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng

Có thể bạn quan tâm

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System) là một phần mềm ứng dụng dành cho khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các loại hình kinh doanh lưu trú khác. Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ khách sạn giải quyết các công việc hàng ngày như check in, check out, quản lý đặt phòng, tình trạng phòng, bán phòng và các dịch vụ. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn còn có các giải pháp quản lý doanh thu, quản lý khách hàng, thống kê và dự báo, cung cấp báo cáo cho các bộ phận liên quan và ban quản trị.

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

  • Khối lượng công việc khổng lồ: Có quá nhiều công việc mà người quản lý cần quan tâm và kiểm soát để đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ.
  • Thất thoát tài sản: Do có quá nhiều bộ phận, các phòng ban và nhiều đầu việc nên việc quản lý được toàn bộ các đầu việc, tiêu chi là rất khó nên dễ dẫn đến thất thoát tài sản.
  • Việc quản lý chi tiết gặp khó khăn: Rất khó và mất công sức để có thể quản lý từng việc một một cách sát sao, chi tiết.
  • Nhân sự: Do khối lượng công việc và sự luân chuyển nhân sự trong ngành rất lớn  nên việc tuyển dụng khách sạn diễn ra liên tục để đảm bảo hoạt động khách sạn ổn định bền vững.

Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

  • Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp quá trình quản lý, giám sát khách sạn chuyên nghiệp hơn. Các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và chính xác hơn bởi tất cả các dữ liệu đã được cập nhật trên hệ thống. Phần mềm giúp tránh thất thoát và giảm thiểu được số lượng nhân sự.
  • Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn còn được sử dụng Online, mọi lúc mọi nơi. Các dữ liệu được lưu trữ trên máy tính nên không lo bị mất hay xảy ra sai sót trong quá trình tính toán, báo cáo.
  • Hầu hết các phần mềm quản lý khách sạn đều có giao diện đẹp mắt, thiết kế hiện đại và thân thiện với người dùng đem đến những trải nghiệm thú vị trong công việc quản lý khách sạn. Có phần mềm quản lý khách sạn , người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể bằng sơ đồ một cách trực quan, rõ ràng. Hơn hết phần mềm quản lý khách sạn còn đáp ứng được mọi cài đặt giá từ khách sạn nhỏ, bình dân đến các khách sạn lớn 5 sao, nhà nghỉ,…
  • Phần mềm quản lý khách sạn được trang bị đầy đủ các tính năng để phục vụ việc quản lý khách sạn một cách hiệu quả và tiện nghi nhất.

Các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn tốt. Những cái tên phần mềm quản lý trong lĩnh vực khách sạn như: OPERA, SMILE, OHOTEL, TUKI HOTEL, FACEWORKS hay MEMO được sử dụng thông dụng nhất trong các phần mềm quản lý khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn OPERA
Phần mềm quản lý khách sạn OPERA

Phần mềm khách sạn OPERA

OPERA là một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hàng đầu thế giới. OPERA  được ví như hệ điều hành Windows của Microsoft trong ngành khách sạn. OPERA được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của bất kỳ khách sạn, chuỗi khách sạn ở mọi quy mô. OPERA PMS cung cấp tất cả các công cụ mà nhân viên khách sạn cần để thực hiện công việc hàng ngày – xử lý đặt phòng, kiểm tra khách ra vào, giao phòng và quản lý kho, đáp ứng yêu cầu của khách lưu trú, xử lý các nghiệp vụ kế toán và thanh toán.

Phần mềm quản lý khách sạn có thể định cấu hình cho từng thuộc tính, yêu cầu cụ thể và hoạt động ở chế độ một thuộc tính hoặc đa thuộc tính, với tất cả các thuộc tính trong một khách sạn cùng sử dụng chung một cơ sở dữ liệu.

  Hướng dẫn sử dụng phần mềm khách sạn Smile

Hệ thống quản lý khách sạn OPERA được tích hợp đầy đủ với tất cả các mô-đun OPERA và cung cấp danh sách các giao diện được chứng nhận rộng rãi nhất trong ngành.

Các tính năng chính của OPERA

Đặt chỗ – Các tính năng được tích hợp với các chức năng khác như hồ sơ, thu ngân và tiền gửi. Mô-đun phần mềm quản lý khách sạn này cung cấp đầy đủ các tính năng để tạo và cập nhật các đặt phòng cá nhân, group và doanh nghiệp, bao gồm xử lý tiền gửi, hủy, xác nhận, liệt kê chờ, chặn và chia sẻ phòng.

Quản lý tỷ lệ – Một tập hợp các tính năng thiết lập và tự động kiểm soát tỷ lệ, báo giá, phân tích và dự báo doanh thu tạo ra hệ thống quản lý tỷ lệ toàn diện nhất trong ngành. Giao diện Hệ thống quản lý khách sạn OPERA với hệ thống quản lý doanh thu OPERA và các ứng dụng quản lý lợi nhuận lớn khác.

Hồ sơ – Hồ sơ nhân khẩu học đầy đủ cho khách, tài khoản doanh nghiệp, liên hệ, nhóm, đại lý và nguồn. Hồ sơ bao gồm địa chỉ, số điện thoại, đăng ký thành viên, chi tiết lưu trú và doanh thu, sở thích của khách và dữ liệu bổ sung giúp xử lý đặt phòng và nhiều hoạt động khác nhanh hơn và chính xác hơn.

Quầy lễ tân – Xử lý từng khách hàng đơn lẻ, khách đoàn và người walk-in, quản lý tin nhắn của khách và các cuộc gọi báo thức, đồng thời tạo và theo dõi các tư vấn liên bộ phận hoặc dấu vết.

Giao diện Back Office – Chuyển doanh thu, chuyển số liệu thống kê thị trường, chuyển số liệu thống kê hàng ngày và chuyển giao sổ cái dễ dàng thực hiện từ Hệ thống quản lý khách sạn OPERA sang hệ thống văn phòng hỗ trợ.

Quản lý phòng – Xử lý tất cả các khía cạnh của phòng bao gồm phòng trống, dọn phòng, bảo trì và quản lý cơ sở. Tính năng phòng chờ của phần mềm quản lý khách sạn phối hợp các nỗ lực của văn phòng và dịch vụ dọn phòng khi khách đang chờ các phòng không có sẵn ngay lập tức để chuyển trạng thái.

Thu ngân – Gửi phí cho khách và người sử dụng dịch vụ (bao gồm thuế và các khoản tạo khác), thực hiện điều chỉnh đăng, quản lý tiền gửi trước, thanh toán,và in folio là một trong số nhiều hoạt động được xử lý bởi OPERA Cashiering. Cashiering cung cấp nhiều phương thức thanh toán cho mỗi đặt phòng bao gồm tiền mặt, séc, thẻ tín dụng và hóa đơn trực tiếp. Trong môi trường đa tài sản, phí khách có thể được đăng chéo từ bất kỳ khách sạn nào trong chuỗi khách sạn.

Tài khoản phải thu – Được tích hợp đầy đủ với cơ sở dữ liệu Hệ thống quản lý khách sạn OPERA và bao gồm thanh toán trực tiếp, lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn, nhắc nhở và tạo báo cáo và nghiên cứu tài khoản. Số dư cũ từ hệ thống kế toán bên ngoài có thể được nhập.

Hoa hồng – Tính toán, xử lý và theo dõi về đại lý du lịch và các loại thanh toán hoa hồng khác, bằng séc hoặc qua EFT.

Báo cáo – Với hơn 360 báo cáo tiêu chuẩn riêng biệt. Báo cáo có thể được tùy chỉnh cho từng khách sạn và các báo cáo mới có thể được tạo khi cần bằng cách sử dụng Trình viết báo cáo tích hợp OPERA.

Cấu hình đầy đủ – Lựa chọn các tính năng OPERA, hành vi và ưu tiên của hệ thống và mặc định toàn hệ thống được kiểm soát bởi tài sản. Quyền của người dùng xác định các tính năng phần mềm quản lý thuộc tính nào có thể được truy cập bởi mỗi người dùng và nhóm người dùng. Nhiều màn hình OPERA có thể được tùy chỉnh bởi khách sạn.

Phối cảnh toàn cầu – Hỗ trợ các tính năng đa tiền tệ và đa ngôn ngữ để đáp ứng các yêu cầu của hoạt động toàn cầu. Tỷ giá và doanh thu có thể được chuyển đổi linh hoạt từ đồng nội tệ sang bất kỳ loại tiền tệ nào khác. Ngôn ngữ thích hợp cho sự tương ứng của khách có thể được xác định tự động bằng ngôn ngữ hồ sơ của khách; định dạng địa chỉ quốc gia cụ thể được hỗ trợ.

Giao diện hệ thống khách sạn – OPERA PMS bao gồm giao diện cho hàng trăm hệ thống khách sạn của bên thứ ba bao gồm quản lý năng suất, chuyển đổi điện thoại và điện tử, giải trí TV và video, khóa phím, POS nhà hàng, lên lịch hoạt động, minibar và hệ thống gọi báo thức.

OPERA Xpress – OPERA Xpress cung cấp phiên bản thu nhỏ của hệ thống quản lý tài sản cho các khách sạn nhỏ dựa trên sản phẩm phần mềm quản lý thuộc tính OPERA cốt lõi, các thuộc tính có thể chọn các tính năng mà chúng muốn từ menu tùy chọn sản phẩm.

  Hướng dẫn viết thư xin từ chức/ thôi việc
Phần mềm quản lý khách sạn SMILE
Phần mềm quản lý khách sạn SMILE

Phần mềm khách sạn SMILE

Phần mềm khách sạn Smile được phát hành bởi công ty Anh Minh, phần mềm Smile là một giải pháp tổng thể cho tất cả các loại khách sạn, từ khách sạn 10 phòng đến khách sạn tầm cỡ thế giới với hàng nghìn phòng. Được lắp đặt trong một mạng máy tính nội bộ.

Phần mềm Smile phổ biến tại các khách sạn 3-4 sao tại Việt Nam.

Phần mềm Smile cung cấp nhiều tính năng khác nhau và rất tiện lợi, hiệu quả cho người nhân viên khách sạn.

Smile cung cấp bộ sản phẩm đầy đủ để vận hành khách sạn:

  1. Smile FO. Hỗ trợ bộ phận lễ tân, đặt phòng, housekeeping, sales
  2. Smile BO. Hỗ trợ bộ phận tài chính, kế toán
  3. Smile POS. Hỗ trợ bộ phận thu ngân, F&B
  4. Smile POS. Hỗ trợ thu ngân, nhân viên phục vụ
  5. Smile HR. Hỗ trợ bộ phận nhân sự

– Phần mềm Smile FO

Với các nghiệp vụ chính cho nhân viên lễ tân

  • Xem hoặc thay đổi trạng thái phòng
  • Làm thủ tục check in cho khách
  • Check in một khách hoặc một đoàn khách
  • Xem hoặc thay đổi một hồ sơ
  • Xem tình trạng chiếm dụng phòng
  • Xem hoặc thay đổi trạng thái của một phòng nào đó
  • Gửi, nhận, xem, thay đổi, xóa tin nhắn cho bộ phận Buồng
  • Kiểm tra các giao dịch
  • Đến menu Inquiry
  • Xem phòng trống trong tương lai
  • Chuyển đổi tiền tệ.

– Phần mềm kế toán Smile BO

Smile BO gồm các chức năng chính:

  1. Quản lý Sổ Cái
  2. Quản lý Công nợ Phải thu, Phải trả
  3. Quản lý Hàng Tồn Kho
  4. Quản lý TSCĐ, CCDC, CF trả trước (khấu hao vỡ phân bổ)
  5. Quản lý Mua hàng theo PO (purchase order) và PR (purchase request)
  6. Quản lý Bán hàng theo hoá đơn
  7. Hệ thống Báo Cáo động

Các chức năng được gắn kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính hợp nhất của dữ liệu và mỗi dữ liệu sẽ chỉ cần nhập một lần, sau đó sẽ được tự động luân chuyển trong hệ thống.

– Phần mềm Smile POS. POS dùng để quản lý các items đồ ăn, đồ uống, giá cả, hóa đơn, người dùng, nhà cung cấp….

– Phần mềm Smile POS Win. Dành cho thu ngân, nhân viên phục vụ, giám sát, quản lý nhà hàng

– Phần mềm Smile HR. SMILE HR cung cấp một giải pháp tổng thể không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ thông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên… mà còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi chính sách nhân sự từ chính phủ.

Phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL
Phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL

Phần mềm khách sạn OHOTEL

Phần mềm khách sạn OHOTEL cung cấp các giải pháp quản lý khách sạn tối ưu như người dùng có thể quản trị khách sạn mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực hay quản lý tù xa hệ thống điện, các dịch vụ trong khách sạn,…Điểm mạnh của phần mềm quản lý khách sạn này đó là giao diện được thiết kế đơn giản, dễ thao tác, dữ liệu được mã hóa tăng tính bảo mật và có chi phí hợp lý, có thể nói là chi phí thấp cho một phần mềm có tiện ích lớn như vậy.

Phần mềm quản lý khách sạn FACEWORKS
Phần mềm quản lý khách sạn FACEWORKS

Phần mềm khách sạn FACEWORKS

Phần mềm quản lý khách sạn Faceworks giúp chủ khách sạn nâng cao chất lượng phục vụ, tối ưu nguồn lực và đặc biệt giúp góp phần nâng cao uy tín và tăng doanh thu cho khách sạn. Phần mềm Faceworks giúp chủ khách ạn đưa ra được những giải pháp tổng thể quản lý dễ dàng, giúp điều hành khách sạn và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Việc phân chia đối tượng theo hạng phòng, giá phòng và ghi nhớ các thông tin của khách hàng để chăm sóc cũng như lưu và đánh giá phản hồi khách hàng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn Faceworks còn giúp quản lý các hợp đồng liên kết với các đối tác, quản lý kho, vật tư của khách sạn và theo dõi, thanh toán hóa đơn hiệu quả, rõ ràng.

Phần mềm quản lý khách sạn TUKI HOTEL
Phần mềm quản lý khách sạn TUKI HOTEL

Phần mềm khách sạn TUKI HOTEL

Phần mềm quản lý khách sạn TUKI HOTEL có đặc điểm nổi trộ đó là có thể hoạt động độc lập ngay cả khi không có Internet. Phần mềm ngoài việc xác định giá giờ phù hợp, chính xác còn có thể kết hợp với các thiết bị hỗ trợ bán hàng hác để nâng cao hiệu quả quản lý khách sạn. Sử dụng phần mềm TUKI HOTEL, cho phép người dùng có thể quản lý phòng, quỹ, doanh thu, phân ca cho nhân viên hoặc trích/xuất nhiều báo cáo thống kê và quản lý quan trọng của khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn MEMO
Phần mềm quản lý khách sạn MEMO

Phần mềm khách sạn MEMO

Phần mềm quản lý khách sạn MEMO cung cấp cho chủ khách sạn nhiều gói giải pháp bao gồm Tiêu chuẩn và Chuyên nghiệp để quản lý khách sạn. Phụ thuộc vào nhu cầu cũng như quy mô của khách sạn, chủ khách sạn có thể chọn gói giải pháp phù hợp nhất.

Đối với gói giải pháp MEMO tiêu chuẩn thì phần mềm sẽ cung cấp nhiều mô hình quản lí khách sạn với giao diện đơn giản, dễ thao tác với độ bảo mật và phân quyền chặt chẽ. Các hoạt động tiêu chuẩn trong khách sạn như lễ tân, đặt phòng, kế toán, quản trị người chủ khách sạn có thể thực hiện trực tiếp từ xa miễn là có kết nối Internet. Đặc biệt người dùng sẽ được hỗ trợ mọi lúc mọi nơi với thời gian 24/7.

  Giờ làm việc của nhân viên khách sạn
Phần mềm quản lý khách sạn EzCloudhotel
Phần mềm quản lý khách sạn EzCloudhotel

Phần mềm khách sạn EzCloudhotel

Phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel alf là phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Điều này giúp công việc truy cập, làm việc và theo dõi quản lý khách sạn trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Các hoạt động tổ chức khách sạn, quản lý đặt phòng hay kiểm soát buồng phòng, kiểm soát người dùng, quản lý chuỗi khách sạn và theo dõi tình hình tài chính của khách sạn được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hợp lý là sự lựa chọn thộng minh. Các phần mềm quản lý khách sạn sẽ là trợ lực hiệu quả trong công việc quản lý, điều hành khách sạn có quy mô từ nhỏ đến lớn. Các hoạt động hay các vấn đề về quản quản lý đặt phòng khách sạn, quản lý tài chính, tối ưu hóa quy trình phục vụ khách hàng hay quản lý kế toán đều được thực hiện dễ dàng.

Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel
Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel

Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel

Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế cho người dùng không am hiểu sâu về công nghệ hoặc máy tính.

Skyhotel cho phép quản lý khách sạn online, mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt. Sử dụng được trên: Máy tính, Laptop, Điện thoại thông minh – SmartPhone, Máy tính bảng – Tablet, SmartTivi…Sử dụng cho mọi qui mô khách sạn từ Khách sạn từ 1 đến 5 sao, Resort, Các khu biệt thự, Chung cư, Khách sạn mini, Khách sạn nhỏ, Nhà nghỉ …Skyhotel là phần mềm tốt nhất trong quản lý khách sạn hiện nay.

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách sạn
Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách sạn

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách sạn

Trong con mắt các chuyên gia setup khách sạn, Opera Hotel là phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, nó chuẩn mực giống như hệ điều hành Windows của Microsoft. Phần mềm Opera Hotel đáp ứng được mọi chuẩn mực khách sạn, nhưng liệu nó có thích hợp với khách sạn bạn?

Tính năng phần mềm

Một phần mềm khách sạn phải có những chức năng như: quản lý đặt phòng, quản lý hồ sơ khách, check in, check out, kiểm soát người dùng, quản lý chuỗi khách sạn, theo dõi tài chính, tích hợp tổng đài tính cước điện thoại, quản lý tiết kiệm điện… Đây là những chức năng cơ bản giúp quá trình quản lý và vận hành khách sạn suôn sẻ và khoa học. Ngoài ra phần mềm còn phải có khả năng đáp ứng nhu cầu mở rộng trong tương lai.

Tính ổn định và tốc độ cao

Nếu hệ thống liên tục gặp lỗi hoặc xử lý quá chậm, dẫn đến hiệu quả công việc không cao, gây phiền hà cho khách hàng. Vì thế hãy trang bị cho mình một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn với nhiều chức năng và tính ổn định cao.

Tính năng làm việc online và ứng dụng toàn cầu

Nếu phần mềm có thể chạy online, bạn sẽ dễ dàng quản lý khách sạn của mình dù bạn đang ở bất cứ đâu, chỉ cần có một đường truyền internet. Ngoài ra phần mềm còn phải tích hợp đa ngôn ngữ, hãy tưởng tượng nhân viên của bạn là người nước ngoài, họ sẽ làm gì với phần mềm chỉ có tiếng Việt?

Dịch vụ hẫu mãi tốt

Khi bạn mua một phần mềm nghĩa là bạn gắn bó với nhà cung cấp dịch vụ. Không có một phần mềm nào là hoàn hảo, sự cố xảy ra là chuyện khó tránh khỏi. Nếu bạn chọn một nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ tốt, bạn sẽ thấy an tâm trong quá trình vận hành.

Giá phần mềm

Sau khi đã xem xét các tính năng, chế độ hỗ trợ, chế độ hẫu mãi, bạn sẽ suy nghĩ về giá cả. Thông thường các nhà cung cấp sẽ tính giá phần mềm dựa trên quy mô ví dụ: quy mô 30 – 50 phòng, 50 – 100 phòng, 200 -300 phòng … và mức giá của mỗi nhà cung cấp cũng khác nhau, từ vài chục triệu cho đến vài tỉ.

Các phần mềm quản lý khách sạn được giới thiệu phía trên đều là các phần mềm khách sạn thông dụng, được sử dụng phổ biến trong quy trình quản lý khách sạn nên chất lượng hoạt động cũng như tiện ích được đảm bảo tuyệt đối. Hi vọng bạn sẽ lựa chọn được phần mềm khách sạn hợp lý.

4.9/5 - (30 votes)