Night auditor là gì? Quy trình kết thúc ngày trong khách sạn


Night auditor là gì? Quy trình kết thúc ngày trong khách sạn là nội dung Hotelcareers muốn chia sẻ với các bạn, đặc biệt là đội kiểm toán đêm tại khách sạn.

Night auditor là gì?
Night auditor là gì?

Có thể bạn quan tâm

Night auditor là gì?

Front Office Auditor thường được gọi là Night Auditor (tạm dịch là kiểm toán đêm) vì các khách sạn thường thực hiện nó trong những giờ đêm muộn. Trước khi thực hiện các hệ thống văn phòng tự động, thời gian thuận tiện nhất để thực hiện kiểm toán là vào đêm muộn và buổi sáng sớm, Điều này giúp nhân viên FO làm việc với sự gián đoạn tối thiểu, hầu hết các điểm bán hàng và trung tâm doanh thu của khách sạn đều đóng cửa trong thời gian này.

Night Auditor (Kiểm toán đêm) là rà soát lại các công việc hàng ngày các giao dịch khách hàng ghi lại theo giao dịch trung tâm thu. Các thói quen giúp đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy và tính toàn diện của kế toán FO.

Quy trình kết thúc ngày trong khách sạn
Quy trình kết thúc ngày trong khách sạn

Quy trình kết thúc ngày trong khách sạn

Bắt đầu ca làm việc:

  • Nhận bàn giao ca từ ca đêm.
  • Đếm và kiểm tiền mặt.
  • In các báo cáo ca cần thiết.
  • Mở Night Audit.
  • Đọc cuốn sổ nhật ký và liệt kê bất kỳ nhiệm vụ đang chờ giải quyết/ theo dõi từ những thay đổi vào buổi tối.
  • Tìm kiếm bất kỳ dấu vết nào không rõ ràng trong ngày và thực hiện các hành động cần thiết.

Cân đối các quầy dịch vụ F&B

  • Các quầy dịch vụ F&B sẽ đóng cửa, bàn giao bản kiểm tra và thu thập tiền mặt tại quầy lễ tân.
  • In báo cáo bán hàng từ phần mềm (PMS) và kiểm đếm/ cân đối doanh thu với báo cáo tương tự từ phần mềm (POS). Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các khoản thu nhập được tạo ra tại POS đã được PMS thu.
  • Nếu có bất kỳ séc bị mất thì cũng phải được gửi bằng tay, tương tự hóa đơn trùng lặp phải được hủy bỏ.
  • Kiểm tiền mặt trong PMS và in biên nhận tiền mặt cho việc thực hiện bởi nhóm nhà hàng.
  • Kiểm tra nếu có bất kỳ tiền Tip cho nhân viên nhà hàng trên thẻ tín dụng, bàn giao sau khi thực hiện mục nhập thanh toán tương ứng trên hệ thống.
  • Một khi tất cả các nhà hàng đã bàn giao séc tiền mặt của mình, hãy kiểm tra Payment Master Room (PM Master) cho tiền mặt, thẻ Tín dụng và City Ledger. (Ví dụ: 9001, 9010, 9015, v.v …)
  • Kiểm tra các thông tin post vào hệ thống để xem nếu có bất kỳ giao dịch bị sót nằm trên folio.
  • Kiểm tra Lost posting PM sau khi nhận bất kỳ điều chỉnh cuối cùng.
  Những lời trích dẫn hay về dịch vụ khách hàng
Bắt đầu với các quầy dịch vụ F&B
Bắt đầu với các quầy dịch vụ F&B

Kiểm tra và đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho kết thúc ngày

  • Giữ bản sao của nhà hàng kiểm tra sắp xếp theo số bàn/ số phòng và đặt chúng vào thư mục phòng/ khe cắm tương ứng.
  • In thanh toán được thực hiện trong ngày, tất cả các phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ tín dụng, Hóa đơn cho Công ty …) và kiểm tra sự trùng khớp với khoản thanh toán tương ứng trong ngày.
  • Đưa ra toàn bộ hóa đơn được tạo cho ngày và đánh dấu vào ô số tiền trên ‘Báo cáo thanh toán’ trong ngày để biết loại thanh toán đó và số tiền thực tế phù hợp với số tiền và loại trên báo cáo.

In báo cáo cho tất cả các giao diện từ PMS

  • Gửi báo cáo trên Điện thoại.
  • Báo cáo bài đăng trên Internet.
  • Tham khảo báo cáo từ máy chủ cho tất cả các giao diện trên và kiểm đếm thu nhập với các báo cáo được đăng trên PMS.
  • Tạo giao dịch cuối cùng để xác minh và cũng để đảm bảo rằng các khoản phí cuối cùng đã được gửi vào buổi tối và không dừng lại trong ngày.
  • Khôi phục tất cả các bài đăng phải cân đối với tài khoản khách.
  • Đăng nhập tất cả các báo cáo đăng tải.
  • Kiểm tra tất cả các Phòng trống, giải quyết tình trạng phòng và sự khác biệt.
  • Đếm Key phòng
In báo cáo kiểm toán đêm
In báo cáo kiểm toán đêm

Kiểm tra Báo cáo giá / Báo cáo chênh lệch

  • Đảm bảo rằng giá phòng được nhập chính xác.
  • Bất kỳ phòng giá Zero nào sẽ được kiểm tra và xác định cho các phòng Sharer, Complementary, House user hoặc PM.
  • Kiểm tra tất cả chênh lệch giá.
  • Kiểm tra chính xác loại phân khúc thị trường và nguồn đặt phòng.
  • Xác minh chính xác bằng cách đánh dấu giá, loại phòng và thanh toán.
  • Xuất báo cáo khi đã hoàn thành.
  Tìm hiểu công nghệ và thiết bị an ninh trong phòng khách sạn

Cân đối thẻ tín dụng

  • In báo cáo “Thẻ tín dụng” từ PMS.
  • Thực hiện việc đóng Batch trên tất cả các máy EDC / CCD.
  • So sánh các khoản thanh toán trên báo cáo với báo cáo ‘Thẻ tín dụng’ được in từ PMS.
  • Đặt một đánh dấu bên cạnh số lượng báo cáo để chỉ ra rằng giấy tờ là theo thứ tự và hoàn thành.
  • Làm điều này cho TẤT CẢ các khoản thanh toán được thực hiện trong ngày. Tất cả giấy tờ phải được nộp theo thứ tự của báo cáo.
  • Hãy đảm bảo rằng kết thúc ngày của thẻ tín dụng giải quyết thành công.
  • Hoàn tất mẫu Credit Card Reconciliation Form.
  • Cả PMS và thẻ tín dụng đều phải cân đối với nhau.
  • Hoàn thành thanh toán trên tất cả các thiết bị thẻ tín dụng – sau nửa đêm
Cân đối thẻ tín dụng
Cân đối thẻ tín dụng

Kiểm tra khách chưa đến trong ngày

  • Kiểm tra lại tất cả các khách đến trong ngày còn lại.
  • Hiển thị check in cho những phòng đã được trả trước hoặc của một đại lý du lịch thanh toán hoặc Công ty.
  • Tất cả những khách không đến mà chưa được trả trước phải được xử lý như no-show trong EOD.

Kiểm tra các khách chưa check out trong ngày

  • Xem lại các phòng check out đang chờ xử lý.
  • Nếu có bất kỳ phòng nào chưa check out, hãy kiểm tra với bell boy để đảm bảo rằng các phòng đã khởi hành. Và hiển thị kiểm tra trên hệ thống.

Cân đối tiền mặt

  • Khôi phục thanh toán tại thời điểm được sắp xếp bởi MOP đã in trước đó
  • Xác minh tất cả các dòng tiền mặt
  • Cân đối các khoản đã thanh toán trong ngày hoặc trước đó
  • Chuẩn bị phiếu đặt cọc tiền và phát hành túi tiền bằng tiền mặt và séc
  17 câu hỏi tiếng Anh nhân viên lễ tân nên hỏi khi khách check in khách sạn
Cân đối tiền mặt
Cân đối tiền mặt

Đóng cửa sổ tiền mặt

  • Đăng ký tiền mặt/ Đóng sổ đăng ký tiền mặt. Bạn phải đảm bảo rằng tất cả các sổ đăng ký tiền mặt đều đóng (cách duy nhất để thực hiện điều này là đảm bảo bạn có tất cả các báo cáo đóng đăng ký tiền mặt).
  • Bạn phải đảm bảo rằng không có thêm lần khởi hành/ đến (bao gồm cả các thành viên nhóm).
  • In báo cáo thay đổi trước khi đóng.
  • Đảm bảo rằng tất cả các khoản đăng được tính.
  • Đóng đăng ký tiền mặt.
  • Đăng nhập vào báo cáo in trong khi đóng sổ tiền mặt.

Kiểm tra lần cuối trước khi kết thúc ngày

  • Tất cả sổ tiền mặt được đóng (mở lại và đóng tất cả các sổ đăng ký để đảm bảo chúng được đóng lại)
  • Không còn khách check out
  • Không còn khách check in
  • Kiểm tra xem có máy in kết nối với giấy đã được nạp vào máy tính bạn đang chạy EOD hay không.
  • Đăng xuất tất cả các máy tính trừ một máy tính mà sẽ thực hiện EOD.
  • Thông báo cho tất cả các điểm giao dịch để không thanh toán bất kỳ chi phiếu nào cho đến khi EOD hoàn tất.

Bắt đầu quy trình kết thúc ngày/ Night Audit trên phần mềm FO (Sau khi quá trình EOD hoàn tất)

  • In báo cáo và hoàn thành mẫu đơn đặt hàng qua báo hàng ngày.
  • Bàn giao báo cáo cho đội Bell Desk.aq
  • Báo cáo được in cho Tổng Giám đốc và tất cả các HODs.
  • Kiểm tra lại tất cả các phòng PM cho các thông tin POS (Tiền mặt, Thẻ tín dụng, công nợ, đồ thất lạc)

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu Night auditor là gì? Quy trình kết thúc ngày trong khách sạn. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!