Trang thiết bị văn phòng là những thứ cần thiết khi mở một văn phòng làm việc, tùy theo tính chất công việc và điều kiện tài chính mà bạn có thể trang bị những thiết bị phù hợp với nhằm giúp công việc diễn ra thuận lợi nhất. Văn phòng thường là nơi thực hiện các công việc hành chính, lễ tân, tư vấn, tuyển dụng và tiếp khách giao dịch. Vì vậy nếu bạn có ý định mở một văn phòng phục vụ cho công việc của bạn, thì cần trang bị những thiết bị sau.
Trang thiết bị văn phòng là gì?
Trang thiết bị văn phòng (Office equipment) là những máy móc, thiết bị, đồ dùng, văn phòng phẩm cần thiết cho một văn phòng làm việc hoạt động. Các trang thiết bị văn phòng có thể kể đến như: Máy tính các loại, máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, máy điện thoại, máy chấm công, … và các đồ dùng văn phòng như bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, các loại văn phòng phẩm,….
Các trang thiết bị văn phòng cần thiết
Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin ngày càng phong phú và hiện đại: Đó là máy tính (có thể dùng máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn tùy theo nhu cầu và tình hình kinh tế của công ty bạn), máy in, máy fax, máy photo, máy scanner, máy điện thoại để bàn,…
- Máy vi tính (Computer): Máy tính chính là thiết bị cần thiết nhất, không thể thiếu nó trong các hoạt động của văn phòng như soạn thảo các văn bản, thống kê, tính toán… và lưu trữ quản lý thông tin một cách tiện dụng và khoa học. Ngoài ra, chiếc máy tính còn là một phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm thông tin cần thiết với tốc độ cao, gửi và nhận các văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát… lại vừa ít tốn kém. Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính văn phòng mà có thể trang bị một hay nhiều máy và dung lượng máy cho các nhân viên. Hiện nay có nhiều dòng máy tính như Acer, Dell, … với nhiều mức giá khác nhau cho bạn chọn lựa.
- Máy in laser: Là thiết bị không thể thiếu để để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch, quản lý, thuyết trình, báo cáo,… Tùy vào quy mô hoạt động của từng cơ quan hay doanh nghiệp mà các đơn vị văn phòng trang bị những máy in để có thể in được những trang giấy khổ lớn như những mẫu biểu hoặc bản vẽ, bản thiết kế… hoặc máy in màu,…
- Máy Scanner: Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì đơn vị không có file của dữ liệu đó.
- Máy photocopy: Là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.
- Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách nhanh chóng, chính xác.
Có những loại máy tích hợp các chức năng trên với nhau giúp tiết kiệm diện tích, tuy nhiên, với văn phòng và đông nhân viên thì việc sử dụng những máy này sẽ bị chồng chéo và gây ra sự chờ đợi. Các đơn vị thường cân nhắc để trang bị cho văn phòng của mình những máy móc phù hợp.
- Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu không còn sử dụng nữa vì những tài liệu này không được phép để lọt ra ngoài.
- Máy đếm tiền: Ở một số văn phòng cần có máy đếm tiền cho nhân viên kế toán.
- Máy chấm công: Dùng để kiểm soát giờ làm việc của nhân viên, thuận tiện cho cán bộ quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên.
- Máy điện thoại: Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi nhất giúp cho các cuộc đàm thoại được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.
- Máy ghi âm, ghi hình: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc trang bi máy ghi âm, ghi hình tại văn phòng là một việc cần thiết. Ghi lại diễn biến của các hội nghị quan trọng, các cuộc hội đàm có tính cam kết, các lời nhắn khi ra khỏi phòng và quản lí trang thiết bị cùng quá trình làm việc của nhân viên.
- Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị mà người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy chiếu, máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, hông gió.
Các đồ dùng văn phòng
Văn phòng cần trang bị những đồ dùng thông dụng sau:
- Bàn ghế: Có nhiều loại bàn ghế dành cho những người có chức vụ khác nhau và phục vụ tính chất mục đích công việc khác nhau. Như bàn ghế dùng cho Giám đốc, loại dùng cho thư ký, cho nhân viên khác của văn phòng, cho tiếp khách, bàn ghế trong phòng họp,… Mỗi loại lại có nhiều kiểu dáng và chất liệu khác nhau để lựa chọn.
- Tủ đựng hồ sơ: Là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu. Tùy theo số lượng và đặc tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau.
- Giá đựng tài liệu: Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày, lưu trữ các tài liệu này.
- Tủ hoặc mắc áo: Dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng và khách đến làm việc.
Ngoài những thiết bị văn phòng trên còn có nhiều đồ dùng cần thiết khác như bút, giấy in, bìa hồ sơ,… nhằm phục vụ cho công việc hành chính diễn ra thuận lợi và trôi chảy nhất. Hi vọng với những thông tin trên, những người phụ trách hoặc cần chuẩn bị mở một văn phòng sẽ có những chọn lựa phù hợp nhất cho công việc của mình.
Hotelcareers.vn vừa chia sẻ với các bạn Các trang thiết bị văn phòng cần thiết. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!