Quy trình nhận đặt phòng qua điện thoại


Thực hiện đúng quy trình nhận đặt phòng qua điện thoại là một phần công việc của nhân viên đặt phòng tại khách sạn.

Nhiệm vụ chính của nhân viên đặt phòng khách sạn là tiếp nhận đặt đặt phòng từ nhân viên sales, nhập thông tin vào hệ thống, xác nhận đặt phòng với khách, chăm sóc booker… Hôm nay, Hotelcareers.vn xin giúp giới thiệu với các bạn các bước tiêu chuẩn để tiếp nhật yêu cầu đặt phòng qua điện thoại.

Quy trình tiếp nhận yêu cầu đặt phòng khách sạn
Quy trình tiếp nhận yêu cầu đặt phòng khách sạn

Cơ thể bạn quan tâm

Quy trình nhận đặt phòng qua điện thoại

  • Nhân viên bộ phận đặt phòng trả lời điện thoại trong vòng 3 tiếng chuông.
  • Nhân viên đặt phòng mở đầu bằng một lời chào vui vẻ bao gồm, cảm ơn, tên và lời đề nghị hỗ trợ.
  • Yêu cầu được gác máy và nhân viên đặt phòng cần chờ khách phản hồi.
  • Chỉ để khách chờ trong vòng 30 giây, xin phép khách nếu cần giữ cuộc gọi lâu hơn.
  • Hỏi tên khách và sử dụng ít nhất một lần.
  • Nhân viên nhanh chóng hỗ trợ và dẫn dắt cuộc trò chuyện.
  • Đặc điểm và lợi ích của khách sạn cần được cung cấp với sự nhiệt tình mà không cần nhắc nhở.
  • Kiểm tra xem khách có phải đã từng ở khách sạn hoặc khách đoàn.
  • Nhân viên điều chỉnh trải nghiệm bằng cách xác định sở thích, cung cấp lựa chọn loại phòng hút thuốc hoặc không hút thuốc, loại phòng/ giường ngủ…
  • Nhân viên hỏi về yêu cầu đặc biệt của khách (trong trường hợp có).
  • Phạm vi giá được trích dẫn bắt đầu với các loại giá cao hơn.
  • Hỏi khách những ngày thay thế khác trong trường hợp ngày khách hỏi không có sẵn loại phòng hoặc đã bán hết.
  • Nhân viên khéo léo, am hiểu các yêu cầu và trình bày rõ ràng.
  • Giảm thiểu tiếng ồn, gián đoạn trong quá trình đặt phòng.
  • Giải thích rõ ràng với khách bao gồm các dịch vụ được cung cấp. (Ăn sáng/ Trọn gói/ Thuế …)
  • Đánh vần chính xác tên khách và yêu cầu khách hàng lặp lại.
  • Xin chi tiết liên lạc của người gọi như số điện thoại di động, email,… trong trường hợp khách đặt phòng lần đầu.
  • Xem xét lại các chi tiết đặt phòng bao gồm vị trí khách sạn, ngày/ giờ khởi hành và thời gian đến dự kiến, tên chính xác, địa chỉ và email.
  • Xác nhận giá phòng và loại giường cùng với các yêu cầu đặc biệt, cung cấp số xác nhận cho khách.
  • Cung cấp, gợi ý các dịch vụ trợ giúp đưa đón sân bay, phương tiện giao thông địa phương hoặc hướng dẫn.
  • Hỏi khách địa chỉ email nào họ muốn sử dụng để gửi xác nhận đặt phòng.
  • Gửi xác nhận đặt phòng trong thời gian đã nêu.
  • Giải thích chính sách bảo đảm và hủy bỏ.
  • Cung cấp thời gian nhận phòng và check in cùng với phí nhận phòng và trả phòng sớm (trường hợp khách yêu cầu).
  • Thể hiện thái độ nhẹ nhàng, lịch sự và từ tốn trong cuộc đàm thoại.
  • Kết thúc cuộc đối thoại bằng một bình luận chia tay thực sự và đáng nhớ, cảm ơn khách hàng.
  7 mẹo thu hút khách du lịch doanh nghiệp đến khách sạn

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu quy trình nhận đặt phòng qua điện thoại. Hi vọng, những thông tin kiến thức này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!