Training lễ tân: Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách (Bài 6)

Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách là bài cuối trong chuỗi serial Training lễ tân. Đây là phần nội dung quan trọng, nó liên quan đến tiền và ấn tượng cuối cùng của khách về khách sạn. Hãy cùng Hotelcareers.vn tìm hiểu nhé!

Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách
Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách

I – Công việc chuẩn bị thanh toán và tiễn khách

  1. Khẳng định lại việc trả phòng

  2. Thông báo khách trả phòng với các bộ phận khác trong khách sạn

  3. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách

Hồ sơ thanh toán gồm:

  • Phiếu đăng ký khách sạn
  • Thư khẳng định đặt phòng
  • Các loại hoá đơn, dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu ký nợ.
  • Phiếu đổi phòng (nếu có)
  • Phiếu thanh toán trước của khách (nếu có)
  • Liên cà số thẻ tín dụng.
  • Hoá đơn tổng hợp (đính kèm các hoá đơn lẻ)
  • Thư cảm ơn khách hàng của Tổng GĐ khách sạn.

Tất cả các phiếu, hoá đơn trên được xếp vào hồ sơ đề tên khách ở ngoài và xếp vào ngăn tủ theo thứ tự để tiện sử dụng.

  1. Kiểm tra số tiền đặt cọc của khách

  2. Đề nghi ngân hàng chấp nhận việc thanh toán phụ trội của khách

Đối với khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng mà có mức tiêu dùng lớn hơn mức quy định của ngân hàng nhân viên lễ tân hoặc nhân viên thu ngân phải tiến hành xin sự chấp thuận thanh toán của ngân hàng cho khách.

   Cách xin chấp thuận thanh toán: (Approved code)

  • Bấm máy xin số tiền khách nợ khách sạn, trên máy hiện lên dòng chữ: “Gõ số thẻ ” (enter card number) sau đó gõ phím enter và gõ vào máy ngày hết hạn của thẻ.
  • Nếu không có gì trục trặc, trên máy sẽ hiện lên dòng chữ: “ Gõ số tiền cần xin” (enter amount), tiếp tục gõ số tiền cần xin vào máy, trên máy sẽ hiện lên dòng chữ: “Đồng ý thanh toán” (Authozied).
  • Một số trường hợp khi cà thẻ qua máy mà không xin được Approved code thì nhân viên phải gọi điện ra ngân hàng liên quan để xin ngân hàng chấp thuận.
  • Nếu được thì ghi lại số Approved code.
  • Trường hợp ngân hàng không đồng ý nhân viên thu ngân phải báo ngay cho khách để khách kịp thời giải quyết.
  Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp
Trình tự thanh toán và tiễn khách
Trình tự thanh toán và tiễn khách

II – Trình tự thanh toán và tiễn khách

  1. Trình tự thanh toán cho khách lẻ

  • Chào khách, hỏi khách có hài lòng khi ở khách sạn không?
  • Hỏi số phòng của khách
  • Báo cho bộ phận Buồng để kiểm tra buồng và đồ uống trong Mini bar.
  • Kiểm tra xem khách có mượn đồ dùng của khách sạn không? Nếu có thì đề nghị khách trả lại khách sạn.
  • Lập hoá đơn thanh toán và chuyển cho khách kiểm tra.
  • Hỏi khách có sử dụng thêm dịch vụ mới mà chưa thể hiện trên hoá đơn hay không.
  • Thông báo số tiền khách phải trả cuối cùng.
  • Thực hiện thanh toán: Nếu Công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận và lưu lại hoá đơn để thanh toán với Công ty. Nếu khách thanh toán bằng Voucher (phải đối chiếu những khoản nào được thanh toán bằng Voucher), phải kẹp Voucher với hóa đơn để làm cơ sở thanh toán sau này.
  • Đóng dấu “đã thanh toán” vào hoá đơn khách trả tiền và đưa cho khách.
  • Nhận lại chìa khoá phòng và trả đồ trong két an toàn lại cho khách (nếu có)
  • Giao phiếu đã thanh toán (check out card) cho khách để khách chuyển cho nhân viên khuân vác hành lý ra xe.
  • Chuyển thư cám ơn của Tổng GĐ về việc khách đã ở khách sạn.
  • Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn.
  • Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu.
  • Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn gặp lại.
  1. Trình tự thanh toán cho khách theo đoàn

  • Chuẩn bị danh sách khách đoàn
  • Hỏi cách thanh toán của đoàn: thanh toán chung hay riêng từng cá nhân.
  • Lập hoá đơn.
  • Yêu cầu trưởng đoàn, hướng dẫn đoàn hoặc khách kiểm tra, ký nhận và lưu lại hoá đơn.
  • Thực hiện thanh toán cho đoàn: Hoá đơn đã thanh toán được đưa lại cho khách. Những hoá đơn chưa thanh toán, hoá đơn nào được Công ty, hãng thanh toán, yêu cầu khách ký xác nhận (lưu lại để thanh toán với Công ty). Còn các hoá đơn khác, yêu cầu khách thanh toán.
  • Nhận lại chìa khoá phòng và trả đồ trong két an toàn cho khách.
  • Giao thẻ đã thanh toán (check out card) cho khách chuyển hành lý rời khách sạn.
  • Chuyển thư cám ơn của Tổng GĐ về việc khách đã ở khách sạn.
  • Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn.
  • Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu.
  • Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn gặp lại
  Viết email gửi cv xin việc như thế nào
Tạm biệt khách
Tạm biệt khách

III – Những công việc sau khi khách trả phòng và rời khách sạn

  1. Cập nhật tình trạng phòng.
  2. Lập hồ sơ lưu khách hàng.
  3. Chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán khách sạn.

Serial Training lễ tân: