Làm thế nào để xử lý thẻ ghi nợ tại khách sạn?


Việc xử lý thẻ ghi nợ tại khách sạn có thể dẫn đến khiếu nại rằng khách sạn đã tính tiền hai lần hoặc tiêu hết tiền trong tài khoản của khách. Trong bài này, Hotelcareers muốn chia sẻ cách ngăn chặn những bài đánh giá tiêu cực do vấn đề thẻ ghi nợ.

Bạn cảm thấy mọi thứ thật yên bình, cho đến khi bạn chứng kiến khách hàng đứng ở sảnh khách sạn phàn nàn, tranh cãi và đe dọa gọi điện cho công ty hoặc đăng bài đánh giá tiêu cực về khách sạn trên mạng xã hội. Mọi khiếu nại của khách thường xoay quanh vấn đề theo ghi nợ.

Xử lý thẻ ghi nợ tại khách sạn
Xử lý thẻ ghi nợ tại khách sạn

Hầu hết khách du lịch ngày nay không thích dùng tiền mặt để thanh toán các khoản chi phí, bao gồm cả đặt phòng khách sạn. Các giao dịch bằng thẻ thường an toàn và thuận tiện hơn, bạn không phải lo lắng tìm một cây ATM để rút tiền hoặc làm thể nào để giữ tiền mặt an toàn.

Khi nói đến phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, việc sử dụng thẻ tín dụng vẫn phổ biến nhất, tại các khách sạn thanh toán bằng thẻ ghi nợ được chọn nhiều nhất. Không giống như các loại hình thẻ khác, thẻ ghi nợ được liên kết trực tiếp với ngân hàng và tiền sẽ tự động khấu trừ khi thanh toán. Vậy tại sao thẻ ghi nợ quá phức tạp với các nhà quản lý khách sạn? Tại sao nhiều nhà quản lý thấy rằng chúng gây phiền nhiễu?

  Bản mô tả công việc giám đốc điều hành khách sạn
Thanh toán bằng thẻ ghi nợ
Thanh toán bằng thẻ ghi nợ

Vì việc sử dụng thẻ ghi nợ tương đối mới so với thẻ tín dụng, khách hàng vẫn có thể có một chút nhầm lẫn về cách tính phí. Vì nó liên quan đến những đồng tiền “xương máu” của khách hàng, việc truyền đạt về phí thẻ ghi nợ mà bạn thực hiện có thể gây ra rất nhiều sự không hài lòng với các khách hàng của bạn.

Trách nhiệm giải thích cách xử lý thẻ ghi nợ tại khách sạn cho khách khi nhận phòng

Chính sách thẻ ghi nợ tồn tại các khách sạn khác nhau.

Chính sách thẻ ghi nợ
Chính sách thẻ ghi nợ

** Kiểm tra với khách hàng và ngân hàng của bạn trước khi thực hiện bất kỳ chính sách nào **

Nếu bạn chưa có chính sách cho người dùng thẻ ghi nợ tại khách sạn của mình, đây là thông lệ phổ biến. Bạn có thể giữ số tiền ủy quyền trước từ tài khoản ngân hàng của khách hàng tương đương với tổng số đêm mà khách đã đặt, cộng với một khoản tiền để trang trải các khoản chi phí phát sinh (một số khách sạn gọi là tiền đặt cọc). Việc này được thực hiện trong quá trình check in.

Khi check out bạn phải tính tổng số dư của khách có nghĩa là tổng số tiền thực sự khách đã chi tiêu hoặc đến hạn. Điều này có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với số tiền ủy quyền. Ví dụ: Nếu khách không thực sự chi tiêu bất cứ thứ gì khi lưu trú, tổng số dư sẽ thấp hơn do khoản tiền gửi ngẫu nhiên không bị chi tiêu.

  Bản mô tả công việc trưởng phòng nhân sự khách sạn

Khi thanh toán, bạn nên miễn trừ số tiền ủy quyền mà bạn tính phí cho khách trong thời gian nhận phòng. Bạn sẽ miễn trừ số tiền này vì bạn tính họ số dư thực tế khi thanh toán và không miễn trừ số tiền ủy quyền ban đầu sẽ dẫn đến tính phí gấp đôi.

Bạn nên giải thích chính sách thẻ ghi nợ và thông báo với khách hàng rằng số tiền ủy quyền sẽ được hoàn lại trong khoảng từ 5 đến 7 ngày (đôi khi đến 2 tuần), tùy thuộc vào chính sách của ngân hàng. Họ nên hiểu điều này bởi vì họ có thể ngạc nhiên tại sao họ không thấy số tiền ủy quyền được ghi có vào tài khoản của họ ngay lập tức.

Đồng thời, hãy giải thích rằng bạn không chịu trách nhiệm về khoản phí thấu chi mà ngân hàng của họ có thể tính. Phí thấu chi là khoản phí mà các ngân hàng tính nếu chủ tài khoản sử dụng nhiều tiền hơn số tiền họ có trong tài khoản.

Làm thế nào để bạn truyền đạt những chính sách này đến khách hàng?

Một lần nữa, tôi muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc truyền đạt các chính sách này đến khách hàng đã chọn sử dụng thẻ ghi nợ. Đó là một vấn đề phức tạp, bạn không muốn đi sâu vào chi tiết, vì bạn sẽ bị đổ lỗi cho cái gì đó rõ ràng, không phải là lỗi của khách sạn. Nó giống như bạn đã lấy tiền của khách, thực ra điều đó không phải do bạn.

  Tour inbound là gì? Hướng phát triển tour inbound
Truyền đạt chính sách thẻ ghi nợ tới khách hàng
Truyền đạt chính sách thẻ ghi nợ tới khách hàng

Tối đa hóa mọi cơ hội để truyền đạt chính sách này tới khách hàng của bạn.

Có một bản in về chính sách thẻ ghi nợ và đặt nó trong một khung tại quầy lễ tân hoặc bàn đăng ký. Đặt nó trên trang đặt phòng của trang web khách sạn và chắc chắn rằng nó đủ nổi bật để được chú ý. Đào tạo nhân viên lễ tân khách sạn để  họ thực thi chính sách này một cách hiệu quả. Chìa khóa là giao tiếp với khách hàng, xác minh rằng họ hiểu và đồng ý với chính sách thẻ ghi nợ của khách sạn.