Kỹ năng trả lời điện thoại rất quan trọng, dù bạn nói chuyện với ai qua điện thoại, bạn cần tạo ấn tượng tốt. Trả lời điện thoại là cơ hội cho các nhân viên trực điện thoại/ lễ tân/ nhân viên khách sạn mô tả hình ảnh chuyên nghiệp cũng như hình ảnh tích cực cho khách sạn. Hãy cùng Hotelcareers tìm hiểu kỹ năng trả lời điện thoại cho nhân viên khách sạn.
Có thể bạn quan tâm
- Operator là gì? Tiêu chuẩn dịch vụ điện thoại cho nhân viên Operator khách sạn
- Quy trình tiếp nhận yêu cầu đặt phòng khách sạn qua điện thoại
- Kỹ năng sử dụng điện thoại cho lễ tân khách sạn
Kỹ năng trả lời điện thoại cho nhân viên khách sạn
Trong bất kỳ cuộc trò chuyện điện thoại nào, nhân viên khách sạn phải tuân theo các điểm chính sau:
- Nụ cười mặc dù bạn đang nói chuyện qua điện thoại. Khi bạn mỉm cười, bạn sẽ tự động cải thiện chất lượng giọng nói của mình và bản thân bạn cũng sẽ vui vẻ, tập trung hơn.
- Ngồi hoặc đứng thẳng. Bằng cách ngồi hoặc đứng thẳng, bạn sẽ tỉnh táo hơn, tập trung hơn với những gì đang nói.
- Sử dụng âm thanh trầm. Cao độ giọng nói thấp hơn sẽ tạo cho âm thanh trầm và quyền lực hơn.
- Tốc độ nói phù hợp với người gọi. Hãy để người gọi thiết lập tiến độ cuộc trò chuyện. Ví dụ, người đó có thể vội vàng, trong trường hợp đó bạn nên cung cấp thông tin nhanh hơn.
- Tránh cực đoan về âm lượng. Nếu bạn nói quá lớn, bạn có thể tạo âm thanh thô lỗ. Nếu bạn nói quá nhẹ nhàng, bạn có thể tạo cho người nghe cảm giác bạn nhút nhát hoặc không chắc chắn.
- Tránh những biểu hiện như “uh-huh” và “yeah”. Những biểu hiện làm cho âm thanh của loa trở nên ảm đạm, thiếu sự quan tâm.
Nhân viên lễ tân thường xuyên chuyển điện thoại cho nhân viên hoặc khách khác. Hầu hết bộ phận lễ tân trước đều có một mẫu tin điện thoại tiêu chuẩn
Nếu bạn trả lời điện thoại, quan trọng là bạn lắng nghe cẩn thận và ghi chép chính xác bằng văn bản trong khi nói chuyện với người gọi. Khi bạn nhận một tin nhắn bằng điện thoại, hãy chắc chắn để có được những thông tin sau:
- Ngày…
- Thời gian gọi…
- Tên của người được gọi…
- Tên đầy đủ của người gọi…
- Bộ phận làm việc của người gọi (nếu cuộc gọi là nội bộ)…
- Công ty của người gọi…
- Múi giờ của người gọi (chỉ khi gọi ở nước ngoài)…
- Số điện thoại của người gọi (và mã vùng, nếu cần)…
- Thông báo (không viết tắt – cung cấp một thông điệp đầy đủ)…
Đó là một số điều quan trọng trong việc kỹ năng trả lời điện thoại cho nhân viên khách sạn. Hi vọng nó sẽ giúp ích cho công việc của các bạn. Chúc các bạn thành công!