Nắm được quy trình đặt bàn nhà hàng để khi nhận được một cuộc điện thoại đặt bàn tại nhà hàng, bạn sẽ biết xử lý thế nào để hài lòng thực khách. Hãy cùng Hotelcareers tìm hiểu.

Đặt bàn là gì?

Đặt bàn là quá trình hoặc hành động mà một khách hàng hoặc một nhóm khách hàng thực hiện để đặt trước một bàn ở một nhà hàng, quán ăn, quán cà phê hoặc một địa điểm ẩm thực khác trước khi họ đến đó để ăn uống. Đặt bàn có mục tiêu để đảm bảo rằng khi khách hàng đến, có một bàn sẵn sàng cho họ và họ không phải chờ đợi lâu hoặc bị từ chối vì không có chỗ.

Quá trình đặt bàn thường bao gồm các bước sau:

Liên hệ với nhà hàng: Khách hàng liên hệ với nhà hàng bằng cách gọi điện thoại, gửi email hoặc sử dụng ứng dụng di động của nhà hàng để yêu cầu đặt bàn. Thông tin quan trọng như số lượng người, thời gian và ngày muốn đặt bàn thường được yêu cầu.
Xác nhận đặt bàn: Nhà hàng thường sẽ xác nhận đặt bàn bằng cách gọi lại hoặc gửi email hoặc tin nhắn xác nhận cho khách hàng. Trong một số trường hợp, nhà hàng có thể yêu cầu một khoản tiền đặt cọc để đảm bảo tính đáng tin cậy của đặt bàn.
Đến nhà hàng: Khách hàng đến nhà hàng vào thời gian đã đặt và nhà hàng sẽ sắp xếp một bàn phù hợp cho họ.

Đặt bàn giúp quản lý và nhân viên của nhà hàng dự đoán và điều phối dịch vụ một cách hiệu quả hơn và đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm ẩm thực thoải mái và tiện lợi. Đặt bàn cũng thường được thực hiện trong các sự kiện hoặc dịp đặc biệt để đảm bảo rằng nhà hàng sẽ có đủ chỗ cho tất cả các khách hàng đến ăn vào thời gian đó.

Trả lời theo quy trình đặt bàn nhà hàng bằng điện thoại

Chúc người gọi theo thời gian trong ngày:

Good (morning / afternoon / evening). Roof Top Restaurant Albert speaking. How may I help you?

Xác nhận yêu cầu đặt chỗ

Certainly Mr. David, (sử dụng tên khách để xưng hô bất cứ khi nào nếu biết)
Yes of course sir or madam, (sử dụng tên khách nếu biết)

Taking the table reservation details

Standard questions

May I have your name, please?
When would you like book your table?
A table for how many guests?
Where would you like to sit?
Do you prefer a smoking area? (Only applicable if your restaurant has separate smoking area / zone)

Thực hiện các chi tiết đặt bàn

Sử dụng câu hỏi chuẩn để biết thông tin về tên khách, thời gian, số người, yêu cầu đặc biệt,…

May I have your name, please?
When would you like book your table?
A table for how many guests?
Where would you like to sit?
Do you prefer a smoking area? (chỉ áp dụng nếu nhà hàng có khu vực hút thuốc riêng)

Khi bạn cần kiểm tra sổ đặt bàn

Please excuse me, (tên khách), while I check the reservations.
Please allown me to put your call on hold, While I check the availability.
Just one moment, please (tên khách), while I see what we have available.

Quay trở lại với người gọi

I’m sorry to keep you waiting, (tên khách).
Sorry to keep you on hold, (tên khách)
May I have your (tên khách/số điện thoại), please?.

Confirming the details

May I please repeat the table reservation details, A table for (2) (this afternoon / on Sunday, 31 October) at (2.00 p.m.) in the name of (Mr. David). And your (telephone number) is (123456789). Is that details correct?

Xác nhận chi tiết

Cần xác nhận lại đầy đủ thông tin tên khách, thời gian, số khách và các yêu cầu đặc biệt

May I please repeat the table reservation details, A table for (2) (this afternoon / on Sunday, 31 October) at (2.00 p.m.) in the name of (Mr. David). And your (telephone number) is (123456789). Is that details correct?

Nói lời tạm biệt

Thank you very much for calling, Mr. David. We look forward to seeing you then. Have a great day ahead.

Khi không có bàn hoặc nơi khách muốn đã có người đặt

Trường hợp thời điểm khách muốn sử dụng dịch vụ không còn bàn, nên xin lỗi khách về điều đó và hướng khách sang thời gian khác hoặc hướng khách sang vị trí khác nếu vị trí khách muốn đặt đã có khách

I’m afraid we don’t have a table at that time. Would (2.30) be suitable?
I’m afraid we don’t have a table available there at that time. But there is a table available (say where)then. Would that be suitable?

Quy trình đặt bàn nhà hàng qua điện thoại tiêu chuẩn

1. Chuẩn bị trước ca

Chuẩn bị đầy đủ mọi thứ liên quan vào đầu ca, sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi mọi lúc, cả về tư thế, thái độ lẫn công cụ dụng cụ, đảm bảo tập trung chú ý hoàn toàn vào quá trình đặt bàn và khách.

Khi có cuộc gọi, đảm bảo môi trường xung quanh không có hoặc rất ít tiếng ồn. Bất kì tác động, dù nhỏ, từ bên ngoài cũng có thể khiến bạn mất tập trung.
Có sẵn trong tay sổ nhật ký đặt bàn và bút, giấy trắng đi kèm để kịp thời ghi chép những thông tin cần thiết.

2. Trả lời điện thoại

Nhấc điện thoại lên hoặc nhấn vào nút trên tai nghe và trả lời cuộc gọi

Lưu ý nhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuông. Thời điểm thích hợp nhất là ngay sau khi kết thúc hồi chuông thứ 2.
Đảm bảo tư thế ngồi hoặc đứng thẳng khi nghe và trả lời điện thoại; đảm bảo sự thoải mái, môi trường thoáng. Điều này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý, thái độ cuộc trò chuyện.
Nói với giọng vui vẻ, thân thiện; nói đủ to, rõ, không vội vàng. Quy tắc chung trước và trong khi tiếp nhận cuộc gọi, người nhận cuộc gọi phải luôn luôn mỉm cười. Người nghe mặc dù không thể thấy nụ cười của bạn nhưng họ có thể nghe thấy bạn cười trong giọng nói.
Thực hiện chào theo quy định của nhà hàng. Ví dụ: Xin chào, đây là nhà hàng Marina, tôi là Trang, tôi có thể giúp gì không ạ?
Hoặc: Good morning/ afternoon/ evening, Marina restaurant, Trang speaking, What can I do for you?

3. Nhận đặt bàn

Xác nhận yêu cầu đặt bàn nếu nhà hàng còn bàn trống.

Trường hợp không còn bàn trống, xin lỗi khách và hẹn thông báo lại cho khách khi có bàn.
Lắng nghe mọi yêu cầu của người gọi. Tuyệt đối không được cắt ngang lời khách. Chỉ thực hiện các bước tiếp theo sau khi chắc chắn rằng khách đã nói xong.
Thực hiện ghi chép lại thông tin cần chú ý
Nhắc lại/làm rõ đầy đủ yêu cầu của khách.
Kiểm tra bàn trống trong sổ nhật ký đặt bàn của nhà hàng.
Báo lại cho khách.

4. Kết thúc cuộc gọi

Chào khách. Thực hiện gác máy. Kết thúc cuộc gọi

Chúc khách một ngày vui vẻ hoặc cảm ơn khách vì đã lựa chọn dịch vụ của nhà hàng.
Thực hiện gác máy sau khi đã kết thúc cuộc gọi
Tuyệt đối không được gác máy/ ngắt kết nối trước khách.

Phần trên là chia sẻ Quy trình đặt bàn nhà hàng, chúc các bạn thành công! Fanpage: https://www.facebook.com/hotelcareers.vn

4.9/5 - (10 votes)