Bản mô tả công việc kiểm toán đêm (Night Auditor)

Bản mô tả công việc kiểm toán đêm (Night Auditor) là tài liệu diễn giải công việc mà một kiểm toán đêm phải thực hiện khi ứng tuyển vào vị trí này.

Bản mô tả công việc kiểm toán đêm Night Auditor

Kiểm toán đêm là gì?

Kiểm toán đêm (Night Auditor) là rà soát lại giao dịch, doanh thu, tỉ lệ đặt phòng, các số liệu thống kê điều hành của khách sạn trong ngày. Sau khi cân đối mọi giao dịch, doanh thu Kiểm toán đêm sẽ đóng ngày và chuyển hệ thống PMS ngày mới. Tại sao lại gọi là kiểm toán đêm? Vì hệ thống các PMS phải hoạt động liên tục để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chỉ có buổi đêm muộn và sáng sớm là ít bị ảnh hưởng nhất. Nên công việc kiểm toán thường diễn ra vào ban đêm.

Bản mô tả công việc kiểm toán đêm

Kiểm tra và xử lý tình trạng phòng

• Kiểm tra tình trạng phòng khách sạn.
• Điều chỉnh ngày check out với khách extend.
• Kiểm tra tình trạng phòng khách chưa check in
• Cancel booking không đến
• Cut off với các booking đảm bảo
• Kiểm lại một lần nữa trước khi cut off date, đảm bảo phòng check in, check out đúng với thực tế

Xử lý hóa đơn, cập nhật chi phí

• Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận của khách sạn, kiểm tra chữ ký của khách và điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn.
• Cập nhật chi tiêu viết tay, hóa đơn vào tài khoản nợ của khách.
• Cập nhật, kiểm tra, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách sử dụng trong ngày.
• Sắp xếp, lưu trữ các hóa đơn nội bộ hợp lý, khoa học.

Kiểm tra hạn mức nợ của khách

• Hàng ngày thực hiện việc kiểm tra giới hạn nợ của khách, đảm bảo các chi phí khách đã sử dụng nằm trong giới hạn nợ cho phép (Đặc biệt với khách thanh toán bằng tiền mặt để tránh tình trạng khách rời đi mà không thanh toán.)
• Lưu ý những trường hợp khách vượt quá giới hạn nợ, thông báo Trưởng bộ phận lễ tân có hướng xử lý.

Thực hiện quy trình đóng ngày

• Sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ trên, nhân viên kiểm toán đêm thực hiện quy trình đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới.

Thực hiện lưu dữ liệu vào hệ thống

• Thực hiện lập danh sách khách dự kiến check-in vào ngày hôm sau.
• Tách hóa đơn chi phí với loại phòng khách do hãng lữ hành hoặc công ty thanh toán, xác định những khoản chi phí khách tự chi trả.
• Tiến hành lập và chuyển hóa đơn cho khách yêu cầu check-out nhanh.

Lập các báo cáo và gửi đến quản lý, bộ phận liên quan

• Báo cáo công suất phòng trong ngày.
• Báo cáo chi phí bộ phận lễ tân trong ngày.
• Báo cáo doanh thu trong ngày của khách sạn.
• Báo cáo tình hình check-in, check-out trong ngày
• Kiểm toán đêm có thể phải in thêm báo cáo khác theo quy định riêng của mỗi khách sạn và gửi đến quản lý và các bộ phận liên quan.

Các công việc khác

• Chủ động đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên kiểm toán đêm.
• Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ khi được khách sạn tạo điều kiện.
• Làm các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp liên quan.
• Thực hiện các công việc khác khi được quản lý cấp trên yêu cầu.

Yêu cầu đối với kiểm toán đêm

Theo như Bản mô tả công việc kiểm toán đêm, để đảm nhiệm vị trí này, ban phải tốt nghiệp trung cấp/cao đẳng/ đại học chuyên ngành kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Có kinh nghiệm xử lý tiền mặt, nghiệp vụ kế toán và các nhiệm vụ hành chính
• Tiếng Anh giao tiếp, đọc hiểu
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán và phần mềm khách sạn
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

Mức thu nhập của kiểm toán đêm

Theo ghi nhận của Hotelcareers.vn, mức thu nhập của nhân viên kiểm toán đêm giao động từ 5 – 10 đồng triệu/tháng, tùy theo quy mô khách sạn và yêu câu đối với công việc. Ngoài ra, kiểm toán đêm còn được hưởng phụ cấp ca đêm, service charge và các chế độ khác theo quy định của khách sạn.

Tải bản mô tả công việc kiểm toán đêm

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu Bản mô tả công việc kiểm toán đêm Night Auditor. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!

Fanpage của chúng tôi: https://www.facebook.com/hotelcareers.vn