Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn chi tiết nhất dành cho người mới
Nhân viên lễ tân được xem là “bộ mặt đại diện” cho mỗi khách sạn. Họ không chỉ góp phần đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng với phong thái “vui lòng khách đến, hài lòng khách đi”, mà còn đảm nhận nhiều công việc quan trọng khác liên quan đến vị trí của mình.
Vậy nhân viên lễ tân khách sạn thực hiện những nhiệm vụ gì? Hãy cùng Hanami Hotel Danang tìm hiểu bản mô tả công việc lễ tân khách sạn chi tiết trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về ngành nghề này nhé!
Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn
1. Thực Hiện Quy Trình Check-in
- Chuẩn bị trước khi khách đến:
- Dựa vào danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm bắt thông tin cần thiết.
- Liên hệ với bộ phận buồng phòng để đảm bảo phòng đã sẵn sàng, đặc biệt với các phòng có yêu cầu đặc biệt như phòng honeymoon, phòng VIP.
- Tiếp đón khách:
- Chào đón khách với thái độ niềm nở.
- Xác nhận thông tin đặt phòng; với khách vãng lai (walk-in), giới thiệu các phòng còn trống để khách lựa chọn.
- Yêu cầu khách cung cấp giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD đối với khách Việt, hộ chiếu đối với khách nước ngoài) và thực hiện thủ tục nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán.
- Hướng dẫn khách điền và ký vào mẫu đăng ký lưu trú.
- Thông báo cho khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và các dịch vụ du lịch liên quan như đặt tour, cho thuê xe.
- Giao chìa khóa cho nhân viên hành lý (bellman) dẫn khách lên phòng.
- Hoàn tất thủ tục:
- Sắp xếp giấy tờ tùy thân của khách theo thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh nhầm lẫn.
- Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách.
2. Tư Vấn, Bán Dịch Vụ Cho Khách
- Giới thiệu và khuyến khích khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn như ẩm thực, spa, gym, karaoke, bi-a.
- Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đối tác liên kết như cho thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan, mua hàng lưu niệm.
3. Phục Vụ Khách Trong Thời Gian Lưu Trú
- Cung cấp thông tin cần thiết cho khách về các sự kiện địa phương, điểm tham quan, số điện thoại và địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán, địa chỉ sửa chữa giày dép, vali, giá cả một số mặt hàng.
- Giữ hộ chìa khóa khi khách ra ngoài nếu được yêu cầu.
- Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và hỗ trợ khách trong việc gọi điện thoại ra ngoài.
- Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.
- Nhận và thực hiện yêu cầu báo thức cho khách.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách nếu cần.
- Nhận và gửi bưu phẩm, thư từ, fax cho khách.
- Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến tiếp theo và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn hoặc khiếu nại của khách.
4. Thực Hiện Quy Trình Check-out
- Gần đến giờ check-out, liên lạc với các bộ phận trong khách sạn để nhận thông tin về việc sử dụng dịch vụ của khách, ghi nhận vào hồ sơ thanh toán.
- Quy trình check-out:
- Nhận lại chìa khóa/phòng từ khách.
- Liên hệ bộ phận buồng phòng để kiểm tra phòng, bao gồm việc sử dụng minibar và tình trạng của các thiết bị, dụng cụ.
- Trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, thăm dò cảm nhận của khách về thời gian lưu trú và chất lượng dịch vụ.
- Ghi nhận thông tin khiếu nại (nếu có) và báo cáo cấp trên để giải quyết.
- Xác nhận các khoản thanh toán, in hóa đơn và yêu cầu khách thanh toán.
- Trả lại giấy tờ tùy thân và tiền đặt cọc (nếu có) cho khách.
- Chào tạm biệt khách, cảm ơn và hy vọng được phục vụ lần sau.
5. Các Công Việc Khác
- Thực hiện báo cáo hàng ngày về tình hình khách lưu trú, doanh thu và các vấn đề phát sinh.
- Tham gia các buổi họp, đào tạo nâng cao nghiệp vụ theo yêu cầu của khách sạn.
- Đảm bảo khu vực lễ tân luôn gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.
Yêu cầu đối với nhân viên lễ tân khách sạn
Để áp ứng được những nhiệm vụ trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân khách sạn nói trên thì các nhân viên cần đáp ứng được một số yêu cầu sau:
- Trình độ học vấn:
- Tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch hoặc các ngành liên quan.
- Đối với một số khách sạn nhỏ, có thể chấp nhận ứng viên tốt nghiệp phổ thông trung học nhưng phải có kinh nghiệm làm việc.
- Kỹ năng cần thiết:
- Giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và ít nhất một ngoại ngữ phổ biến (tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, v.v.).
- Khả năng sử dụng phần mềm quản lý khách sạn như Opera, Smile hoặc các công cụ tin học văn phòng cơ bản.
- Linh hoạt trong xử lý tình huống và thái độ phục vụ tận tâm.
- Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc và khả năng làm việc nhóm.
- Ngoại hình và thái độ:
- Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp, gọn gàng.
- Tính cách thân thiện, vui vẻ, luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.
Cơ hội thăng tiến và mức lương
- Cơ hội thăng tiến:
- Sau một thời gian làm việc với hiệu suất cao, nhân viên lễ tân có thể được cân nhắc lên vị trí Trưởng ca lễ tân, Trưởng bộ phận lễ tân, hoặc các vị trí quản lý cấp cao khác trong ngành khách sạn.
- Những nhân viên lễ tân giỏi có thể phát triển lên các lĩnh vực khác như quản lý khách sạn, tổ chức sự kiện, hoặc làm việc tại các chuỗi khách sạn quốc tế.
- Mức lương trung bình:
- Đối với vị trí nhân viên lễ tân, mức lương khởi điểm dao động từ 5-7 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào quy mô khách sạn và địa điểm làm việc.
- Với các khách sạn cao cấp hoặc quốc tế, mức lương có thể tăng lên từ 8-12 triệu đồng/tháng, chưa kể các khoản thưởng, phụ cấp và tiền tip từ khách.
Kết Luận
Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn là tài liệu quan trọng giúp ứng viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm trong công việc này. Với những nhiệm vụ đa dạng, từ check-in, tư vấn dịch vụ đến check-out, nhân viên lễ tân không chỉ đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng mà còn giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.
Nếu bạn yêu thích công việc giao tiếp, môi trường làm việc năng động và có cơ hội phát triển trong ngành dịch vụ, vị trí lễ tân khách sạn chính là sự lựa chọn lý tưởng. Hãy chuẩn bị kỹ năng cần thiết, trau dồi ngoại ngữ và luôn sẵn sàng học hỏi để đạt được thành công trong sự nghiệp này!