Bản mô tả công việc là gì? Cách xây dựng bản mô tả công việc


Dù bạn tự xây dựng hay chỉnh sửa một bản mô tả công việc sẵn có cho mục đích riêng của mình, bạn cũng cần hiểu bản mô tả công việc là gì? Nó phục vụ những mục đích gì? Và sự cần thiết của nó.

Bản mô tả công việc là gì
Bản mô tả công việc là gì

Có thể bạn quan tâm

Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là một tài liệu mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất.

Sự cần thiết của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. Hướng đến những ứng viên phù hợp nhất đối với công việc.

Bản mô tả công việc giúp người quản lý có cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

Bản mô tả công việc giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc.

Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí.

Sự cần thiết của bản mô tả công việc
Sự cần thiết của bản mô tả công việc

Có thể hiểu, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của doanh nghiệp.

  Bản mô tả công việc Nhân viên IT khách sạn

Bản mô tả công việc giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi:

  • Ai là người thực hiện công viêc?
  • Chức danh của họ trong hệ thống của tổ chức?
  • Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
  • Mục tiêu công việc đó là gì?
  • Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
  • Công việc được thực hiện ở đâu?
  • Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
  • Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
  • Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Bản mô tả công việc gồm những gì?
Bản mô tả công việc gồm những gì?

Bản mô tả công việc gồm những gì?

Bản mô tả công việc thường bao gồm:

1. Thông tin chung (General information)

  • Chức vụ (Job title)
  • Bộ phận (Department)
  • Báo cáo cho (Report to)

2. Tổng quan về công việc (Job overview)

3. Trách nhiệm chính (Main responsibilities)

  • Nhiệm vụ chính (Main task)
  • Công việc cụ thể (Specific jobs)

4. Yêu cầu (Requirements)

  • Trình độ học vấn (Education)
  • Kinh nghiệm (Work experience)
  • Kỹ năng (Skills)
  • Yêu cầu khác (Other)

5. Ký thỏa thuận đồng ý với bản mô tả công việc

Mẫu bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc thường bao gồm những nội dụng sau (Sử dụng Bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng làm ví dụ):

  • Chức danh: Nhân viên buồng phòng/ Room Attendant
  • Bộ phận: Buồng phòng/ Housekeeping
  • Báo cáo: Giám sát viên/ Supervisor

Mục tiêu công việc

Chịu trách nhiệm giữ gìn, vệ sinh phòng khách và khu vực hành lang sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.

Yêu cầu chung

  • Yêu cầu về kỹ năng: Dọn phòng, sử dụng dụ cụ máy móc, pha chế hóa chất
  • Yêu cầu thái độ: Lịch sự, nhiệt tình, có trách nhiệm và trung thực, hợp tác.

Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc

1. Dọn dẹp và làm vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn. Các công  việc hàng ngày như sau:

  • Dọn giường, thay ga giường và vỏ gối.
  • Làm sạch các đồ đạc trong phòng.
  • Làm vệ sinh nhà tắm và các trang thiết bị trong nhà tắm.
  • Thay khăn tắm và bổ sung các vật dụng cần thiết như: xà phòng, tạp chí, văn phòng phẩm, giấy lau tay, giấy vệ sinh, v.v…
  • Đổ rác và gạt tàn thuốc lá.
  • Rửa sạch ly, cốc uống nước.
  • Lau chùi các cánh cửa, tường, trần nhà, cửa gió điều hoà, cửa thông gió, cửa sổ, ban công và gương kính.
  • Hút bụi bên trong phòng và khu vực hành lang trước cửa phòng.
  • Kiểm tra hoa trong phòng khách, hành lang, tưới nước và gọi thay nếu cần.
  Tiếng Anh lễ tân khách sạn từ A đến Z

2. Thực hiện các yêu cầu của khách như là đổ gạt tàn, trải lại giường, đánh giầy, các dịch vụ trọn gói và không trọn gói khác…

3. Làm vệ sinh khu vực hành lang bao gồm cả khu vực trước cửa thang máy.

4. Khi vào làm vệ sinh các phòng trống, phải chắc chắn rằng tất cả các trang thiết bị trong phòng còn hoạt động tốt, báo cáo lại mọi sự cố cho giám sát buồng phòng và bổ sung các đồ dùng còn thiếu, chuẩn bị phòng sẵn sàng cho khách vào ở.

Nội dung bản mô tả công việc
Nội dung bản mô tả công việc

5. Hàng ngày chuẩn bị xe đẩy và các dụng cụ làm phòng trước khi làm phòng

6. Hàng ngày phải hoàn thành và nộp lại bản báo cáo của nhân viên làm phòng

7. Nhận chìa khoá, danh sách các phòng được phân công và các chỉ dẫn từ giám sát viên trước khi bắt đầu ca làm việc và khi kết thúc ca làm việc phải hoàn trả lại chìa khóa phòng .

8. Làm vệ sinh, bảo dưỡng các trang thiết bị và các khu vực dịch vụ hàng ngày

9. Báo cáo và bàn giao cho giám sát viên  hoặc nhân viên văn phòng các đồ đạc khách bỏ quên (Lost and found).

10. Báo ngay cho giám sát viên biết những trang thiết bị bị hỏng và những người khả nghi trong khu vực phòng khách.

11. Chuyển đồ đạc từ phòng này sang phòng khác, từ trên phòng xuống tầng hầm và ngược lại.

12. Làm thống kê đồ vải hàng tháng.

13. Nhận đồ giặt của khách, kiểm tra cẩn thận và trả lại chính xác vào phòng khách.

14. Hoàn thành tốt các công việc đã được nêu trên mà không cần phải giám sát hoặc nhắc nhở và các nhiệm vụ khác khi được giao thêm.

  Tiêu chuẩn sao khách sạn Việt Nam

Bộ phận đào tạo

Trưởng bộ phận buồng phòng/ Giám sát có trách nhiệm đào tạo tại chỗ.

Yêu cầu năng lực

  • Trình độ văn hóa: THPT
  • Khả năng ngoại ngữ: Không yêu cầu.
  • Kỹ năng khác: Không yêu cầu.
  • Kinh nghiệm: Không yêu cầu
  • Bằng cấp yêu cầu: Không yêu cầu

Cách xây dựng bản mô tả công việc

Cho dù là bạn tuyển dụng hay tự đào tạo một người nào đó để thay thế người hiện tại đảm nhiệm vai trò mới tại khách sạn. Điều quan trọng là tìm được người có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí đó. Bản mô tả công việc sẽ giúp bạn thực hiện việc này. Vậy, làm thế nào để thiết kế bản mô tả công việc phù hợp?

Cách 1: Sử dụng các mẫu mô tả công việc sẵn có

Tìm kiếm một bản mô tả công việc tương tự, sau đó chỉnh sửa cho phù hợp với khách sạn.

Sử dụng các mẫu mô tả công việc sẵn có
Sử dụng các mẫu mô tả công việc sẵn có

Cách 2: Xây dựng một bản mô tả công việc hoàn toàn mới

Bạn sử dụng cách này khi không thể tìm thấy bản mô tả mẫu mình cần hoặc bạn muốn tạo một bản mô tả riêng cho khách sạn.

Tạo một bản mô tả công việc hoàn toàn mới
Tạo một bản mô tả công việc hoàn toàn mới

MẸO – Bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi sử dụng bản mô tả công việc có sẵn, chỉ cần chỉnh sửa cho phù hợp.

Phần trên, Hotelcareers.vn vừa chia sẻ Bản mô tả công việc là gì? Sự cần thiết của bản mô tả công việc, nội dung và ví dụ về bản mô tả công việc. Hi vọng, những kiến thức này sẽ giúp ích các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn thành công!