Bản mô tả công việc điều phối viên quan hệ công chúng khách sạn diễn giải công việc mà một ứng viên điều phối quan hệ công chúng phải thực hiện khi ứng tuyển vị trí này.
Mọi người dễ dàng nhìn thấy nhân viên lễ tân và nhân viên phục vụ khách sạn nhưng đội public relation và marketing làm việc back office mới là những người quảng bá thương hiệu khách sạn tới mọi khách hàng trên thế giới.
Và người tổ chức và thực hiện nhiều chi tiết công việc là Public relations coordinator – Điều phối viên quan hệ công chúng. Làm việc nội bộ với các phòng ban khác, thông qua các phương tiện truyền thông, điều phối viên giúp giám đốc PR làm nổi bật những tin tức tích cực của khách sạn.
Bản mô tả công việc điều phối viên quan hệ công chúng khách sạn
Phối hợp hoạt động nội bộ
Điều phối viên quan hệ công chúng giữ ảnh, bản phát hành và tài liệu khác trong hồ sơ cần công khai. Anh ta duy trì lịch PR và sắp xếp mọi người trong bộ phận tư vấn về các cuộc họp và các hoạt động.
Theo yêu cầu của giám đốc PR, điều phối viên sắp xếp các cuộc họp nội bộ và mời những người tham dự – chẳng hạn như các cuộc họp lập kế hoạch giữa phòng quan hệ công chúng và bộ phận marketing. Anh ta cũng tham dự và đóng góp cho các cuộc họp với những ý tưởng sáng tạo để lên kế hoạch một sự kiện.
Xử lý bên ngoài
Phân phối thông cáo báo chí, lời mời tham dự sự kiện hoặc ảnh, tài liệu quảng cáo hoặc các tài liệu khác là trách nhiệm của điều phối viên quan hệ công chúng. Khi tích lũy được kinh nghiệm, anh ta có thể được yêu cầu cập nhật, chỉnh sửa và thậm chí viết các tài liệu này.
Anh ta lưu giữ tất cả các thông cáo báo chí, theo dõi lời mời RSVP và theo dõi mọi người để đảm bảo tài liệu của họ đã được nhận. Nhiệm vụ của điều phối viên là làm cho các phương tiện truyền thông dễ dàng hơn, gặp gỡ các nhà quy hoạch và những người khác để truyền thông với khách sạn.
Duy trì quan hệ truyền thông
Cần có một danh sách các đại diện truyền thông để thông báo về những tin tức và sự kiện của khách sạn, cho dù đơn giản là tân trang lại các phòng khách, thuê đầu bếp mới hay tổ chức một hội nghị quốc gia. Điều phối viên quan hệ công chúng đảm bảo danh sách phương tiện truyền thông được cập nhật.
Ngoài ra, điều phối viên thường xuyên đưa ra ý tưởng câu chuyện để tạo cho cho khách sạn có trong các bản tin tức, sắp xếp các cuộc phỏng vấn báo chí và đáp ứng các yêu cầu từ báo chí. Anh ta phải thành thạo khi sử dụng Facebook, Twitter và bất kỳ hay tất cả các phương tiện truyền thông xã hội mới nhất thường được khách hàng mục tiêu khách sạn sử dụng.
Hỗ trợ với sự kiện đặc biệt
Có lẽ khách sạn đang tổ chức cuộc họp các nhà hoạch định vào cuối tuần để khuyến khích họ đặt phòng hội nghị tại khách sạn. Điều phối viên quan hệ công chúng có thể được yêu cầu giúp sắp xếp, mời khách và thông báo cho giới truyền thông thông qua các thông cáo báo chí. Anh ta thường xuyên có mặt tại hiện trường, đôi khi cần đến buổi tối và cuối tuần, thậm chí ở ngoài trời.
Các sự kiện tổ chức tại khách sạn, nhưng được tài trợ bởi một tổ chức bên ngoài, cũng có thể bảo đảm báo chí nếu nó có uy tín, đột phá hoặc đáng lưu ý – ví dụ như một nhóm thượng nghị sĩ đang họp tại khách sạn, hoặc một nhóm người nước ngoài đang tổ chức lễ hội – điều phối viên sẽ hỗ trợ giám đốc PR với sự bao quát đó.
Trình độ và kỹ năng
Khách sạn mong muốn điều phối viên quan hệ công chúng có bằng cử nhân về quan hệ công chúng, truyền thông, báo chí hoặc lĩnh vực kinh doanh khác. Ứng viên được ưu tiên có kinh nghiệm, thậm chí chỉ cần ít nhất là sáu tháng như là một thực tập sinh trong lĩnh vực khách sạn.
Thông thạo một ngôn ngữ thứ hai, đặc biệt là tiếng Anh, có thể là một cộng thêm ngôn ngữ khác. Các điều phối viên quan hệ công chúng cần có kỹ năng giao tiếp tốt khi làm việc với nhân viên nội bộ cũng như giới truyền thông. Điều phối viên PR cần chấp nhận áp lực công việc, khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm.
Hotelcareers.vn vừa chia sẻ với các bạn Bản mô tả công việc điều phối viên quan hệ công chúng khách sạn. Hi vọng những thông tin kiến thức này sẽ giúp ích cho cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!